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Alemania quiere digitalizarse mediante la factura electrónica

A partir del 1 de enero de 2025, será obligatorio utilizar facturas electrónicas, las denominadas facturas electrónicas, para las ventas entre empresas nacionales (es decir, tan pronto como la sede, la dirección o el establecimiento permanente estén ubicados en Alemania). Aunque existen algunas excepciones y normas transitorias, esta ley pretende estimular la digitalización de la burocracia alemana a largo plazo.

El gobierno federal espera utilizar esta medida para agilizar los procesos de facturación y procesamiento. Por ejemplo, con la ayuda de facturas electrónicas uniformes, los consumidores finales ya no tendrán que registrar las facturas digitalmente, ahorrando así el doble de viajes al trabajo.

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Así lucen las nuevas regulaciones

La ley no sólo establece que las facturas electrónicas ahora son obligatorias. También establece estándares y principios para permitir la uniformidad en todo el país.

¿Cómo cambia la definición de factura electrónica?

Para entender el tema de la factura electrónica primero debemos profundizar en el término. La nueva ley también cambia el concepto de factura electrónica.

Anteriormente, la factura electrónica significaba facturas enviadas en formato electrónico. Esto también incluye, por ejemplo, facturas en formato PDF. Las ventas realizadas hasta el 31 de diciembre de 2024 podrán seguir enviándose en este formato o en un formato no electrónico.

A partir del 1 de enero de 2025 el documento PDF dejará de estar incluido en el término factura electrónica. En cambio, se denomina «otra factura» junto con las facturas no electrónicas.

Factura electrónica a partir del 1 de enero de 2025

La nueva ley define la factura electrónica como un documento en formato electrónico estructurado. Esto significa que la factura debe emitirse, transmitirse y procesarse electrónicamente. Un PDF no entra en esta definición porque no se puede procesar electrónicamente. Lo mismo se aplica, por ejemplo, a los archivos de imagen.

En cambio, las facturas electrónicas deben cumplir con el estándar europeo. Esto significa que deben tener uno de los siguientes formatos:

• XFactura
• ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 (excepto perfiles MINIMUM y BASIC-WL)
• Procedimiento EDI (siempre que se acuerde entre emisor y destinatario de la factura)

Sin embargo, esta ley no sólo se aplica al emisor de la factura. El destinatario de la factura también debe asegurarse de poder recibir facturas electrónicas. Una simple bandeja de entrada de correo electrónico es suficiente. No es obligatorio procesar la factura como factura electrónica. En pocas palabras, si es necesario, el destinatario también puede imprimir la factura electrónica.

Las facturas electrónicas también deben permanecer sin cambios en su forma original durante al menos ocho años.

¿A quién no le interesa la factura electrónica?

En principio, la ley establece que a partir del 1 de enero de 2025 todas las ventas entre empresas nacionales deberán facturarse mediante factura electrónica. Sin embargo, hay excepciones.

No es necesario emitir factura electrónica en los siguientes casos:

• consumidores finales privados
• si no hay obligación del impuesto sobre las ventas de emitirlo
• Pequeñas cantidades hasta 250 euros
• Billetes válidos como factura.
• Servicios para pequeñas empresas
• Servicios a personas jurídicas que no sean empresarios.
• ciertos servicios a consumidores finales en relación con una propiedad
• Facturas a administraciones públicas (B2G) si no operan como empresa
• Asociaciones en actividades no empresariales
• Compras en efectivo hasta 250 euros

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¿Cuáles son las normas transitorias para la facturación electrónica?

Aunque la ley entrará en vigor el 1 de enero de 2025, a partir de ese momento ya no habrá ningún requisito de facturación electrónica a nivel nacional. Puede continuar creando facturas adicionales desde el 1 de enero de 2025 hasta el 31 de diciembre de 2026. Esto tiene como objetivo brindar a las empresas la oportunidad de adaptarse a los cambios dentro de un período de tiempo razonable.

Si el volumen de negocios del emisor de la factura en el año anterior fue de hasta 800.000 euros, el plazo se amplía hasta el 31 de diciembre de 2027. Lo mismo se aplica a las facturas mediante proceso EDI que no cumplan la norma europea.

Además, las facturas electrónicas se pueden crear y enviar hasta el 31 de diciembre de 2026 solo después de asegurarse de que el destinatario puede recibirlas. También en este caso los beneficiarios deberían disfrutar de un período de adaptación.

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Facturas electrónicas para restaurantes

La restauración, la hostelería y la restauración colectiva también se ven afectados por la exigencia de factura electrónica. Sin embargo, esto es facturación electrónica. No el consumidor final privado. Sin embargo, todo negocio de restauración recibe facturas de los proveedores. También deben prepararse para la facturación electrónica obligatoria. En la práctica, esto significa que las empresas responsables del sector hotelero deben poder, al menos a partir de 2027, Recibir facturas electrónicas.

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Fuente: Ministerio Federal de Finanzas

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