Registro y documentación limpios de las horas de trabajo en el sitio.

Significa dejar la tierra en la obra.

«Las obras de construcción están sucias, polvorientas y desordenadas». Se trata de un cliché que no se aplica a la empresa de enyesado y enyesado Heinz Vorwerk GmbH. La limpieza y el orden no sólo se aplican al trabajo en la obra: Frank Vorwerk, socio director, y su equipo también conceden gran importancia al buen desarrollo de los procesos en la oficina.

Las tareas diarias de la empresa constructora incluyen los clásicos trabajos de enlucido con productos minerales. Se ocupan de fachadas exteriores, aislamiento térmico, renovación de edificios antiguos, conservación de monumentos y se especializan en técnicas de superficies minerales.

Para ellos es muy importante que su trabajo de alta calidad y orientado al diseño también se refleje en el interior. Por eso se da mucha importancia a los procesos limpios y al cumplimiento de las normas.

El sector de la construcción también está en dificultades

En la industria de la construcción, no son los zapatos sucios los que causan dolores de cabeza. Existen desafíos como la actividad de construcción, la escasez de trabajadores calificados y los requisitos de documentación.

La crisis económica provocada gradualmente por el coronavirus no se detiene en el sector de la construcción y Frank Vorwerk también ve el colapso del sector de la construcción como un «tema muy candente para el próximo año». Si además se detiene la oferta de mano de obra cualificada y los procesos burocráticos exigen mucho esfuerzo, la competitividad en el mercado flaquea.

Vorwerk reconoció tempranamente su ventaja en la transformación digital

Para muchas personas, las carpetas sucias y los grandes archivadores son, sin duda, parte del trabajo en el sector de la construcción. Muchos proyectos y obras diferentes implican recopilar, registrar y almacenar una gran cantidad de datos diferentes, de modo que al final sea posible calcular los recursos y compensar correctamente a los empleados.

Este problema fue detectado y solucionado rápidamente en Heinz Vorwerk GmbH. «El Tribunal de Justicia ya se había pronunciado entonces, así que algo tenía que pasar. Y un punto importante es, por supuesto, que la única manera de ser realmente concreto y eficaz es digitalizar el trabajo de oficina. De lo contrario, ya no podríamos seguir el ritmo. Ya no podremos hacerlo», explica Frank Vorwerk.

Esto también incluye el registro de las horas de trabajo de sus empleados, que según la sentencia del Tribunal de Justicia Europeo debe registrarse diariamente.

Todo comienzo también puede ser fácil

Entonces Frank Vorwerk comienza a buscar un sistema digital de registro del tiempo. Sin embargo, el primer sistema que elige le decepciona: «No había ninguna aplicación real, sólo un botón de inicio y parada. No se podían reservar descansos». Así que formó un grupo de prueba interno de vendedores y empleados de oficina que debían probar lo que un sistema de este tipo puede realmente hacer por ellos.

«Por supuesto, ayudó que quienes lo utilizan se preocuparan por él», explica Frank Vorwerk. El grupo decidió estampar cuando aún estaba en su infancia y rápidamente se acercó al estampación.

La importante reducción de la carga de trabajo se hace evidente

La nueva herramienta digital rápidamente encuentra aceptación dentro de la empresa. Los empleados simplemente se registran en la obra y los empleados en la oficina tienen los datos inmediatamente a mano. De este modo, Frank Vorwerk y su equipo mantienen siempre una visión general de lo que sucede actualmente en la empresa.

«Puedo comprobar cada día cuántas horas se han trabajado ya en la obra y qué ha sucedido en la obra».

Esto significa que no sólo se registran correctamente las horas de trabajo. Los empleados pueden fichar directamente el proyecto respectivo, registrar los tiempos de viaje y fichar los descansos.

Por fin ya no tendrás que cargar con carpetas

Pero el clockin no sólo le ofrece la posibilidad de registrar las horas de trabajo de sus empleados. La aplicación permite a todo el equipo ver los archivos del proyecto digitalmente desde cualquier lugar. Cada empleado no sólo tiene siempre a mano todos los documentos importantes, sino que también puede guardar fotografías, notas y acuerdos en el archivo digital del proyecto en la obra. Estos datos se pueden consultar directamente en la oficina. Esto facilita mucho la comunicación dentro de la empresa.

Para Frank Vorwerk un componente importante es también la posibilidad de crear listas de control. Esto simplifica enormemente los preparativos de la empresa:

«Todo se controla y no se olvida nada. Haces un trabajo cien veces y siempre te olvidas de lo mismo. Esto ya no sucede. Tenemos una lista de control para la preparación del trabajo, análisis de riesgos, mal tiempo, equipos de construcción, etc.»

40% de ahorro de tiempo gracias a la digitalización

La oficina de sellado no sólo ayuda a Frank Vorwerk a tener todo bajo control en todo momento: «Para nosotros es muy importante transferir todos los datos del sellado a DATEV. Esto ayuda en la contabilidad de la nómina».

Lo que antes llevaba a los empleados cinco días en la oficina ahora se puede hacer en tres días gracias a la interfaz. «Y si podemos limpiar un poco más allí, será un día menos», afirma Vorwerk.

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