Presentación del seguimiento del tiempo: instrucciones paso a paso para empresas

¿Cuál es la base legal para registrar el tiempo?

La obligación de registrar la jornada laboral surge de dos decisiones centrales:

1. Decisión del Tribunal de Justicia de 2019

El Tribunal de Justicia Europeo ha dictaminado que los empresarios están obligados a… objetivo Y sistema confiable registrar las horas de trabajo diarias para garantizar el cumplimiento de las especificaciones del tiempo de trabajo.

2. Tribunal Federal del Trabajo 2022

El Tribunal Federal del Trabajo ha aclarado que los empleadores deben documentar todas las horas de trabajo de sus empleados, no sólo las horas extras.

3. Acuerdo de coalición 2025

En el actual acuerdo de coalición del gobierno federal se estipula que un El registro electrónico del tiempo de trabajo debería estar regulado por ley. Las especificaciones deben implementado de forma no burocrática convertirse en y Normas transitorias para las pequeñas y medianas empresas incluir.

Esto significa que hoy en día ya existe la obligación legal de registrar datos. El cambio legislativo previsto ahora pretende establecer claramente: Como esta obligación – por regla general electrónicamente – deben aplicarse, incluidos plazos prácticos y excepciones.

Paso 1: Definir objetivos y aclarar necesidades

Antes de elegir cualquier herramienta o planificar su capacitación, necesita saber exactamente por qué está implementando el seguimiento del tiempo.

Objetivos típicos:

• Cumplir con los requisitos legales
• Crear transparencia para los empleados
• Calcular correctamente los tiempos del proyecto.
• Simplifique los procesos (por ejemplo, para la contabilidad de nómina)
• Reducir las horas extras o distribuirlas mejor

Cuanto más claro sea tu objetivo, más fácil te resultará comunicar más adelante por qué la introducción tiene sentido. Un error común es empezar a buscar herramientas antes de tener claro lo que necesita.

Paso 2: Definir los requisitos

A partir de tus objetivos, deduce qué funciones debería tener realmente tu solución.

Preguntas que te ayudarán:

• ¿Deberían registrarse sólo las horas de trabajo o también deberían registrarse los tiempos y actividades del proyecto? Es posible que también desee documentar otros procesos.
• ¿Necesita un registro de asistencia móvil para equipos sin una estación de trabajo fija?
• ¿Es relevante la captura de códigos QR o GPS?
• ¿Qué importancia tienen las evaluaciones para los directivos?
• ¿Trabaja ya con otro software y necesita interfaces adecuadas?
• ¿Qué pasa con la planificación de turnos o turnos? Si esto es relevante en tu empresa, podría tener sentido encontrar una herramienta que digitalice ambos procesos.

Muchas empresas inicialmente sobreestiman sus necesidades. Un sistema optimizado y comprensible generalmente genera resultados más rápidos que una solución compleja todo en uno.

Paso 3: Involucrar a los empleados desde el principio

La razón más común por la que falla el seguimiento del tiempo es esta el equipo no se llevó con él.

Por lo tanto:

• Explique abiertamente por qué se introduce el seguimiento del tiempo.
• Comunicar beneficio en lugar de control.
• Enfatizar la equidad (horas extras, descripción general de la carga de trabajo, evidencia clara)
• Respuestas a preguntas de forma transparente
• Obtenga comentarios antes de que el sistema entre en funcionamiento

Cuando los empleados entienden el seguimiento del tiempo a su favor es decir, será más fácil implementarlos.

Paso 4: Iniciar la fase piloto

Antes de implementar el seguimiento del tiempo en toda la empresa, realice una prueba.

Así es como se ve una buena fase piloto:

• Un grupo pequeño (por ejemplo, un equipo) utiliza el sistema durante 2 a 4 semanas.
• Los problemas se recogen y resuelven juntos.
• Se cambian funciones, flujos de trabajo o roles.
• La retroalimentación fluye directamente a la configuración final.

La ventaja: se evitan errores durante la gran implementación y después se tienen multiplicadores internos, es decir, empleados que pueden ayudar a sus compañeros en la configuración y adaptación inicial.

Paso 5: definir claramente las reglas y los procesos

Una herramienta no lo soluciona todo: sólo reglas claras hacen que el registro de tiempos sea fiable. Por tanto, tenga claro de antemano:

• ¿Cómo se hace el estampado? (aplicación, terminal, código QR)
• ¿Qué pasa si se olvidan los sellos?
• ¿Quién puede corregir los tiempos?
• ¿Cómo se gestionan los descansos?
• ¿Qué evidencia necesita la contabilidad de nóminas?

Estas reglas deben registrarse y comunicarse.

Paso 6: Presentación oficial y evaluación de resultados

Si la fase piloto fue exitosa y se han aclarado todas las incertidumbres, comienza la presentación a todo el equipo. Recuerde: el seguimiento del tiempo no es un proyecto único, sino un proceso en evolución. Esto es a lo que debes prestar atención después de comenzar:

• ¿Se volverán más transparentes las horas extras?
• ¿El fichaje funciona correctamente?
• ¿El equipo está utilizando plenamente las funciones?
• ¿El software ayuda a agilizar los procesos?

Consejos para comenzar: evite errores comunes

Para no caer en las típicas trampas, aquí tienes los obstáculos más importantes:

• Elija una herramienta antes de que los objetivos sean claros
• No involucre a los empleados
• Introducir software demasiado complicado
• No comunicar claramente las reglas y procesos.
• Representar el registro de tiempo como un “control”.

Conclusión: con una buena preparación, el registro del tiempo se convierte en un proyecto exitoso

Introducir el registro del tiempo no tiene por qué suponer un gran esfuerzo. Con objetivos claros, una comunicación comprensible y el software adecuado, se crean transparencia, equidad y procesos más eficientes. Un enfoque bien pensado le ayudará a generar aceptación dentro del equipo y a aprovechar realmente los beneficios del seguimiento del tiempo.

Si desea introducir el registro de tiempo digital, comience con una fase de prueba y deje que su equipo tenga voz desde el principio. Esto garantiza la confianza y facilita mucho la transición. Si todavía está buscando la herramienta adecuada, puede encontrar el enlace a nuestras 10 mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo en 2026 aquí.