cómo controlar todas las entradas y salidas

Sin los medios y técnicas adecuadas, la gestión de inventarios puede convertirse en un auténtico dolor de cabeza y su ineficiencia puede provocar pérdidas de miles de euros. Tener siempre productos al servicio de tu producción y de tus clientes es importante, pero igualmente importante es no perder el hilo.

¿Qué son las acciones?

Los inventarios, también llamados stocks o existencias, son el conjunto de bienes circulantes que una empresa tiene en stock durante un período de tiempo determinado para satisfacer sus necesidades de producción o vender.

Las acciones son, por tanto, componentes de empresas dedicadas a la producción, venta o reventa de productos y no se aplican exclusivamente a empresas de servicios.

En la legislación portuguesa, todos los inventarios deben comunicarse a la AT (Autoridad Fiscal y Aduanera), con referencia a las cantidades en existencia el último día del período impositivo o, para las empresas cuando éste coincida con el año natural, el 31 de diciembre.

¿Qué tipos de productos componen las existencias?

Las acciones de una empresa pueden incluir uno o más de los siguientes tipos de productos principales:

• bienes o productos adquiridos para la venta, sin transformaciones sustanciales;
• materias primas destinadas a ser incluidas en el proceso de producción;
• materiales subsidiarios, que son bienes esenciales para la producción, pero no incorporados a los productos;
• productos intermedios, resultantes del proceso productivo, pero destinados a ser utilizados en procesos productivos posteriores;
• Productos terminados, que son los bienes finales resultantes de la producción.

Una empresa que produce para vender puede tener en stock diferentes tipos de productos, desde materias primas hasta productos intermedios y terminados. Una empresa de reventa normalmente tiene existencias de bienes.

¿Por qué las empresas crean acciones?

Hay varias razones por las que las empresas crean acciones:

• mayor control y rapidez en la respuesta a los clientes;
• posibilidad de obtener mejores condiciones de los proveedores (precios o condiciones de pago) en caso de compras en cantidades mayores;
• ahorre cuando los precios suban comprando primero;
• mayor productividad y agilidad sin correr riesgo de roturas.

¿Por qué es importante tener una gestión eficiente del inventario?

En la gestión de inventarios lo ideal es asegurar que existan en cantidades suficientes, en los momentos adecuados y, para ello, es necesario que la cadena de suministro esté organizada y que la gestión interna sea eficiente.

Disponibilidad inmediata para responder a los clientes.

A medida que comprar es cada vez más fácil, las demandas de los clientes aumentan. Por lo tanto, si no tiene un inventario adecuado para satisfacer sus necesidades en un corto período de tiempo, existe una gran posibilidad de perder esos clientes frente a sus competidores.

El inventario inactivo equivale a costos

Una gestión ineficiente del inventario puede generar demasiados productos en stock, lo que puede generar problemas de liquidez, al tener que pagar a los proveedores, lo que puede afectar la adquisición de otros (más) productos necesarios en un momento determinado.

Además, el exceso de mercancía puede generar una mayor ocupación de espacio y mayores costos de almacenamiento, que incluyen costos de seguro.

Por otro lado, mantener los productos en inventario durante mucho tiempo puede hacer que pasen su fecha de caducidad o se vuelvan obsoletos, lo que significa que se desperdiciarán y no generarán ingresos.

Previsión de necesidades futuras.

Una gestión eficiente de inventarios implica conocer siempre las existencias actuales en el almacén, así como los problemas, para poder construir un histórico que permita anticiparnos a las necesidades para evitar desabastecimientos. De esta forma podrás realizar tus pedidos teniendo en cuenta las cantidades realmente necesarias y los plazos de entrega de los proveedores.

Cómo controlar todas las entradas y salidas del almacén

En la gestión de inventarios es fundamental tener una visión integrada y realista de las cantidades existentes, consumidas y vendidas, es decir, controlar las entradas (compras) y las salidas (ventas). Algunos ejemplos de cómo puedes hacer esto:

Digitaliza tus acciones

Desde la empresa más pequeña hasta la más grande, la forma más sencilla y precisa de controlar el inventario es utilizar un software de gestión con funcionalidad de gestión de inventario que permita registrar las compras y asignar productos a diferentes almacenes, así como su salida del almacén, normalmente vía producción o facturación.

De esta manera podrás conocer con precisión, prácticamente en tiempo real, las cantidades existentes y ubicación por almacén, así como la valoración monetaria respectiva, para que puedas planificar tus futuros pedidos.

Identificar productos de forma única

Independientemente de si se trata de materias primas o mercancías, es importante que cada producto tenga una identificación única y se le asigne al ingresar al almacén. Este proceso facilitará la verificación e incorporación de tecnologías a integrar con el software de gestión.

Incorporar tecnologías de grabación y control

Asociado a la identificación de mercancías almacenadas, puede incorporar tecnologías que apoyen su registro, control y localización, como los tradicionales códigos de barras o Códigos QR y la identificación vía RFID.

El uso de códigos de barras o códigos QR asociados a lectores conectados a tu software de gestión ayuda a agilizar el registro de entradas, control de stock y salidas, por ejemplo, al registrarse en sistemas de puntos de venta (POS), sin errores.

Por otro lado, los sistemas RFID (Radio Frequency Identification) permiten no sólo identificar los productos, sino también rastrearlos durante todo el proceso, desde la producción hasta el punto de venta. Funcionan colocando una etiqueta con microchip en cada producto, que puede contener diversa información sobre el mismo.

La tecnología RFID va más allá de las anteriores, y sus lectores pueden ir desde manuales hasta tipos de portales (por ejemplo colocados en las puertas de un almacén), por donde pueden pasar y leerse múltiples mercancías al mismo tiempo, hasta una distancia de varios metros. Estos lectores se pueden colocar en puntos estratégicos para poder monitorizar los movimientos y posición de los productos.

Garantiza la seguridad de tu almacén

Uno de los principales puntos de descontrol en la gestión de inventarios puede ser algo tan simple como perderse en varias etapas o incluso un robo, es decir, podrías estar contando con algo que no existe.

En este campo, es importante comprobar periódicamente las cantidades, así como instalar sistemas de control y alarma en los productos; en una cosa u otra, las tecnologías mencionadas anteriormente pueden ayudar:

• la facilidad para leer códigos y registrarlos rápidamente en un documento de conferencia;
• en la prevención de robos, ya que los lectores RFID (colocados, por ejemplo, a la salida del punto de venta) pueden asociarse a sistemas de alarma.

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El equilibrio entre tener suficiente para las necesidades existentes y no realizar pedidos excesivos es clave para la gestión de inventario y, como se mencionó anteriormente, la forma más fácil de tener siempre cantidades disponibles es a través de un software de gestión como Jasmin.

Jasmin es un software de gestión que funciona en la nube, accesible y sin necesidad de instalación, dando acceso a una misma cuenta desde diferentes dispositivos. Esto hace que, además de la comodidad de tener tu stock actualizado, con su valoración y por almacén, también sea fácil ver sus movimientos en tiempo real, estés donde estés.

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