¿Cómo puedo concienciar a mis empleados sobre el registro digital de tiempos? – una guía

La preparación es clave

Prepararse para introducir un sistema de seguimiento del tiempo puede ser un factor crucial para concienciar a los empleados. Pero, ¿cómo te preparas adecuadamente a ti y a tu equipo? Aquí te dejamos 3 medidas que puedes tomar con antelación:

1. Encuentre la herramienta adecuada para usted y su equipo

También podríamos considerar la primera medida como el paso 0. Cuando se trata de introducir un sistema de seguimiento del tiempo, pensar en tu equipo a la hora de tomar una decisión definitivamente hará la vida del empleador más fácil.

¿Qué significa esto exactamente? Una solución que es ideal para usted puede no ser necesariamente ideal para sus empleados. El seguimiento del tiempo tiene dos lados: el lado del administrador y el lado del usuario. En la página de administración puede ver los horarios de sus empleados, hojas de tiempo, solicitudes de licencia, datos de los empleados, etc. Con lo que puede entrar en contacto y mucho menos es con el seguimiento del tiempo en sí. En el registro del tiempo digital, por ejemplo, esta es la aplicación, sus funciones y su diseño. Estas dos páginas pueden verse muy diferentes.

Nuestro consejo es involucrar en el proceso de toma de decisiones a los empleados que puedan echar un vistazo a la página de usuario. Quizás tengan requisitos para el sistema que usted no conocía. Y tratar de encontrar una solución juntos para ambas partes.

2. Controlar conscientemente la introducción del instrumento

Al introducir el nuevo sistema de registro de tiempos, se recomienda comenzar en grupos pequeños. Encuentra algunos empleados de tu empresa que realizarán una fase de prueba inicial contigo. Una vez que se decide una solución, estos empleados ya son expertos en el sistema. Pueden ayudarle a medida que avanza en la introducción, respondiendo preguntas, organizando pequeños cursos de formación o simplemente brindando apoyo a sus colegas en la vida cotidiana.

3. Comunica tu plan

Un punto importante es la comunicación. Si quieres que la nueva herramienta sea bien recibida en tu empresa, necesitarás mantener un diálogo abierto con tus empleados.

Además de la explicación básica de cómo funciona el sistema y por qué lo estás introduciendo, también debes explicar los beneficios para tus empleados durante esta conversación. El seguimiento del tiempo todavía está sujeto a sesgos en algunas mentes. También puedes ofrecer espacio y abordar estos aspectos en esta conversación, porque debes comunicar claramente una cosa: ¡el registro de tiempos tiene como objetivo proteger al empleado, nada más!

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Temas sencillos para registrar el tiempo

Como se mencionó anteriormente, también puede resultar útil comunicar los beneficios de un sistema de seguimiento del tiempo digital para que los empleados conozcan la herramienta. Los siguientes temas pueden ayudarle:

1. Trabajo facilitado y eficiente a través de la digitalización

La digitalización automatiza los procesos minimizando la molesta burocracia. Esto significa que sus empleados tienen más tiempo para lo que realmente aman de su trabajo. Esto significa que, en lugar de perder tiempo y nervios con papeles, sus empleados podrán concentrarse mejor en lo importante gracias a un sistema de registro de tiempo digital.

Los acuerdos, las citas y el intercambio de documentos también se realizan mucho más rápido en formato digital. Al mismo tiempo, se reduce el nivel de estrés en su empresa y aumenta la motivación de sus empleados. Pero eso no significa que se cancelarán las conversaciones personales, las reuniones y las pausas para el café.

2. Flexibilidad gracias al registro del tiempo móvil

Trabaja desde cualquier lugar y en cualquier momento: esto es posible con el registro digital del tiempo. Con la aplicación, sus empleados pueden registrar su entrada y salida desde cualquier lugar y registrar sus actividades.

3. Fuerte transparencia dentro de la empresa.

El registro digital del tiempo no significa sólo procesos automatizados y trabajo eficiente. Esto también significa que las horas se pueden registrar correctamente y el tiempo trabajado se puede facturar correctamente. Para sus empleados, esto también puede significar que los procesos de horas extras se automaticen y no se pierdan más horas de trabajo.

4. Se garantiza y promueve la seguridad en el trabajo

Debido a la obligación de registrar el tiempo de trabajo establecida recientemente por el Tribunal Federal del Trabajo, el registro del tiempo de trabajo en Alemania es obligatorio para todas las empresas. Esta obligación se basa en la Ley de seguridad y salud en el trabajo. Como resultado, los empleadores deben garantizar que dentro de la empresa se respeten los requisitos legales como las pausas y los períodos de descanso. Esto se garantiza mediante la introducción de un sistema de registro de tiempos.

5. Procesos de trabajo modernos

Hoy en día, el uso de herramientas digitales se ha convertido en una parte integral de la vida de muchas personas. Las empresas que sigan dependiendo del procesamiento manual de datos y la organización en papel tendrán problemas de competitividad e incluso de contratación de nuevos empleados en el futuro. Por cierto, puedes encontrar más información sobre los cambios en el mercado laboral aquí.

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Cómo gestionar correctamente el registro del tiempo

Habéis introducido un sistema de control de asistencia en vuestra empresa: ¿y ahora qué? ¿Todo se resolverá solo ahora? Bueno, mirando la realidad, este no es siempre el caso. Pero no te preocupes, que tampoco te dejaremos solo en este punto. Nos gustaría responder algunas preguntas que te pueden surgir durante el uso en tu empresa y que quizás no habías pensado antes:

¿Cómo puedo garantizar que mis empleados no se sientan perseguidos?

El seguimiento del tiempo está dirigido principalmente a los empleados. Como ya se indicó en la obligación del Tribunal Constitucional Federal de registrar el tiempo de trabajo, su objetivo es garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Ley sobre el tiempo de trabajo. Se refieren principalmente a los tiempos de pausa y descanso, a la duración máxima de trabajo y a la prohibición de trabajar los domingos y días festivos. Todos estos requisitos sirven para proteger la salud física y mental de sus empleados.

Para evitar que sus empleados se sientan incómodos con el seguimiento del tiempo, debe comunicar estos puntos con claridad. El registro de horas tiene el gran efecto secundario de generar hojas de horas automáticas y, por tanto, aliviarle de mucho trabajo, pero no está pensado para el seguimiento de los empleados.

Mis empleados no fichan regularmente: ¿qué puedo hacer?

“No fichar correctamente” puede significar dos cosas: ¿se olvidan de fichar o tal vez fichan incorrectamente deliberadamente? Siempre puede pasar que nos olvidemos de fichar la entrada o la salida. En este caso, los sistemas digitales de registro del tiempo ofrecen la posibilidad de realizar correcciones posteriores. Con solo unos pocos clics, puede cambiar su horario usted mismo o enviar una solicitud a su administrador (es decir, usted o su departamento de recursos humanos) para cambiar su horario. A pesar de todos estos cambios, siempre se mantienen los tiempos marcados originalmente.

Sin embargo, si este proceso se convierte en algo cotidiano, conviene tomar otras medidas. Por ejemplo, si sus empleados generalmente empiezan a la misma hora todas las mañanas, puede configurarlo en el sistema. Sus empleados serán registrados automáticamente cada mañana y podrán registrar su salida o su entrada automáticamente al final del día. Si los horarios de inicio de sus empleados son un poco más flexibles, también puede enviar notificaciones a cada dispositivo para recordarles a sus empleados que registren su entrada.

También existen formas creativas de recordar a los empleados que deben fichar. En algunas empresas, por ejemplo, puede resultar útil convertir el sello en un juego o recompensarlo. A veces solo necesitas dejar algunos post-it en tu escritorio a modo de recordatorio o colocar tu registrador de tiempo para no perderlo al entrar.

Pero ¿qué pasa si sospecho que mis empleados no están fichando correctamente deliberadamente? En este caso se trata de fraude en el tiempo de trabajo. Puedes encontrar más información sobre tu tema aquí.

¿Cómo puedo gestionar las pausas para fumar y tomar café como parte del seguimiento del tiempo?

Las pausas para fumar son un tema muy debatido, independientemente de cómo se registre el tiempo. La gran pregunta es: ¿las pausas para fumar o para tomar café son pausas activas que realmente deberían registrarse? No podemos darle una respuesta concreta a esta pregunta. En última instancia, es una decisión individual que debes tomar para tu empresa o junto con tu equipo. Quizás este artículo te ayude.

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El seguimiento horario adecuado para su empresa

¿Sigue buscando el sistema de registro de tiempos adecuado para su empresa? Con clockin tienes otro tema en el bolsillo para tus empleados: la aplicación te permite registrar los tiempos de trabajo con un solo clic. El diseño simple con una navegación fácil de entender facilita la introducción en su empresa y le ofrece todos los beneficios que el registro digital de tiempos puede aportar: hojas de tiempo automáticas, registro de tiempos de proyectos, archivos digitales de proyectos, solicitudes de vacaciones digitalizadas y gestión de ausencias y el registro de diversas actividades como tiempos de viaje, tiempos de carga y similares.

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