Diez razones por las que el seguimiento digital del tiempo es mejor

¿Por qué necesitamos un registro electrónico del tiempo?

En abril de 2023, el Ministro Federal de Trabajo, Hubertus Heil, presentó al Gobierno federal un proyecto de ley sobre el control electrónico del tiempo. Este es el primer paso hacia una ley sobre el registro del tiempo de trabajo y se basa en una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 2019. En ese momento, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dictaminó que todos los estados miembros europeos deben adoptar una ley sobre el registro del tiempo de trabajo. En Alemania esto no ha sucedido hasta ahora.

¿Cuál es la diferencia entre el cronometraje electrónico y digital?

La mayor diferencia entre digital y registro de tiempo electrónico es el dispositivo que se utiliza para grabar: El electrónico suele ser un dispositivo externo que se instala en la oficina, el llamado terminal. Aquí los datos de los empleados se registran y almacenan mediante tarjetas con chip personalizadas. Para realizar el fichaje por la mañana, los empleados deberán acercar su tarjeta o chip a este dispositivo. Asimismo, vuelven a fichar al finalizar la jornada laboral.

Alabama grabación de tiempo digital No es necesario instalar ningún dispositivo por separado con antelación. El estampado se realiza a través de una aplicación y se puede descargar en cualquier teléfono inteligente o tableta. Ya sea de forma centralizada a través de una tableta en la oficina o en el teléfono móvil del empleado; Puedes fichar con un clic por la mañana y salir por la tarde.

Desde un punto de vista puramente jurídico, el registro de tiempo digital entra dentro de la categoría de “registro de tiempo electrónico”, pero se puede separar claramente de ella. En el caso del registro de tiempo digital también podemos hablar de «registro de tiempo electrónico con herramientas digitales».

Diez razones para preferir el registro de tiempo digital al registro de tiempo electrónico

Por más similares que puedan parecer estas dos soluciones, también son diferentes. Nos gustaría darte 10 razones por las que recomendamos introducir un sistema digital en lugar de una solución puramente electrónica:

1. Movilidad

La gran diferencia entre el cronometraje electrónico y el digital es el dispositivo terminal: el cronometraje electrónico requiere un terminal fijo que se utiliza para marcar mediante un dispositivo de chip; el digital no requiere un dispositivo separado. Como todo lo que necesitas es un dispositivo móvil, ofrece mucha más movilidad.

Por lo tanto, en el caso del registro digital de tiempos, los tiempos se pueden registrar no sólo desde la oficina, sino también desde casa, durante viajes y visitas de negocios o en citas con clientes.

2. Costos

El registro electrónico de tiempos es un sistema externo. Los costos de adquisición son generalmente altos. También está el reproductor para instalar. Además, cada empleado recibe su propia tarjeta o chip, lo que sigue generando costes.

Cuando hablamos de registro de tiempo digital, simplemente hablamos de una aplicación instalada en su teléfono inteligente. El administrador tiene acceso adicional a un panel en el navegador. Esto significa que aquí tampoco tendrá que gastar dinero extra en software caro. En cambio, estos programas se basan en un sistema de suscripción. Aquí se paga por empleado, mes o año y por eso suelen ser mucho más baratos.

3. Mantenimiento y reparaciones

Otro punto es el mantenimiento y reparación si los dispositivos o sistemas están defectuosos. En este caso, el registro electrónico del tiempo puede resultar muy caro, ya que especialistas externos deben reparar el dispositivo in situ.

Si algo sale mal con su sistema de registro de tiempo digital, usted se comunicará con el servicio de atención al cliente y no tendrá que esperar a especialistas externos.

4. Riesgo de pérdida

El registro electrónico de tiempos incluye no sólo terminales instalados permanentemente, sino también tarjetas con chip. Todos los empleados reciben una tarjeta con chip personal con la que se registran los datos. Estos también corren el riesgo no sólo de romperse, sino también de perderse. Y la adquisición de nuevas tarjetas con chip no sólo puede resultar costosa, sino que también implica un esfuerzo organizativo considerable, dependiendo del proveedor.

5. Flexibilidad del sistema

La gran ventaja del cronometraje digital es que es independiente de dispositivos y costes: el cronometraje digital crece con su empresa. Esto significa que no tendrá que buscar un nuevo sistema después de dos o tres años porque ya no puede seguir el tamaño de su empresa, ya no es rentable para usted o simplemente es demasiado complicado.

En cambio, el registro de tiempo digital funciona de forma muy modular, se adapta al tamaño de su empresa y es flexible. Con sólo unos pocos clics puedes agregar nuevos empleados y comenzar de inmediato.

6. Alcance funcional

Pero con lo anterior la flexibilidad no se agota: los sistemas digitales suelen permitir hacer mucho más que simplemente registrar el tiempo. La mayoría de las plantillas ofrecen funciones adicionales, como gestión de ausencias y hojas de horas automáticas. Esto significa que los empleados solicitan días de vacaciones y envían notas de enfermedad a través de la aplicación en lugar de usar lápiz y papel. Al final del mes, el administrador recibe una hoja de horas completada por los empleados, lo que facilita mucho el trabajo.

Pero los sistemas digitales también pueden trasladarse a otros ámbitos. Con la ayuda de un sistema de registro de tiempo digital, puede asignar tiempos de trabajo a diferentes proyectos, registrar tiempos de viaje y documentar proyectos digitalmente utilizando un archivo de proyecto digital.

El registro electrónico de horas, por el contrario, normalmente sólo ofrece la posibilidad de registrar las horas de trabajo y, posiblemente, crear una hoja de horas al final del mes.

7. Transparencia

Sin embargo, el registro de asistencia no sólo tiene por qué ofrecer ventajas por parte del empresario. La solución digital también ofrece nuevas oportunidades para los empleados. Esto significa que puede utilizar la aplicación para ver sus horas de trabajo en cualquier momento. Esto ofrece transparencia para ambas partes y puede generar un ambiente de trabajo más relajado en la empresa.

Esta función no siempre está disponible con el registro de tiempo electrónico. La ley exige que las personas autorizadas tengan acceso a estos archivos, pero esto sólo puede ocurrir previa solicitud. Esto no sólo crea un obstáculo, sino que también puede generar incertidumbre entre los empleados.

8. Autoservicio para empleados

La transparencia ofrece a los empleados la posibilidad de asumir ellos mismos las tareas burocráticas o al menos realizar el trabajo preparatorio sin mucho esfuerzo. Dependiendo de cómo se asignen los permisos, el empleado puede, por ejemplo, hacer correcciones en las horas registradas, los certificados de incapacidad laboral pueden cargarse digitalmente directamente en la baja y las solicitudes de licencia pueden solicitarse con antelación.

Estas funciones ofrecen un nuevo tipo de comunicación en la empresa. Elimina lápiz y papel y con ellos quizás también los problemas por pérdida de documentos o estrés administrativo.

9. Más moderno y orientado al futuro

Esto significa que el registro digital del tiempo no es sólo un método para cumplir con la ley. Permite a tu empresa dar un paso importante: un paso hacia la digitalización. Porque vivimos en un mundo globalizado. El mercado es cada vez más grande y la competencia es internacional. Necesitas establecerte como empresa. Y esto sólo funciona si te mantienes al día, pruebas nuevas tecnologías y tienes el coraje de dar un paso hacia lo desconocido.

Registrar el tiempo electrónicamente puede parecer un paso más sencillo al principio, pero a la larga resultará engorroso. Por eso vale la pena invertir tiempo ahora.

10. Sigue siendo más atractivo como empleador

Ser moderno no significa sólo diferenciarse de la competencia en el mercado económico. Especialmente en tiempos de escasez de trabajadores cualificados, es importante presentarse como un empleador atractivo. No llegarás muy lejos con sistemas complicados y dispositivos externos.

La generación joven ha crecido con los teléfonos móviles y rápidamente se preguntará por qué el problema del seguimiento del tiempo no se puede resolver simplemente con una aplicación. Para ellos ni siquiera es una pregunta.

Con la solución adecuada no sólo será atractivo para los jóvenes en el mercado laboral. Los procesos de trabajo modernos también demuestran que, como empresario, uno piensa por sí mismo, es flexible y no anticuado, está abierto al cambio y al desarrollo moderno.

La solución adecuada para su empresa

Como puede ver, existen muchos argumentos por los que el registro de tiempo digital es preferible al registro de tiempo electrónico. No sólo la adaptabilidad de la solución digital, sino también todas las funciones adicionales te permitirán resolver mucho más que el simple problema del registro de asistencia con tu empresa.

Especialmente cuando se aborda el tema del registro del tiempo, puede tener sentido cambiar de perspectiva y mirar un poco más allá, más allá de la solución puramente electrónica, hacia la digital.

Y también podemos ayudarte a encontrar el proveedor adecuado, porque con clockin tienes todo lo que necesitas para iniciarte en el cronometraje digital: una app práctica y fácil de usar, creada para facilitar tu trabajo diario. clockin te ofrece la oportunidad no sólo de digitalizar el tema de tiempos y asistencia, sino también de ir más allá y hacer los procesos burocráticos en tu empresa más modernos, eficaces y sencillos.

‍