Trabaje de manera más eficiente con Scrum y Kanban

Los beneficios de la gestión de proyectos

El objetivo fundamental de la gestión de proyectos es asegurar el éxito de los proyectos. Esto incluye tareas de liderazgo, organización del liderazgo, técnicas de liderazgo y medios para iniciar, definir, planificar, controlar y completar proyectos.

La gestión de proyectos se ha convertido en una parte integral del mundo empresarial actual por muchas razones:

1. Eficiencia y productividad

Ya sea en la obra o en la oficina: una buena gestión de proyectos ofrece una estructura y organización claras para las tareas y procesos. Esto ayuda al equipo de implementación a trabajar de manera más eficiente y productiva. Al mismo tiempo, ofrece una mejor visión general de los recursos. Es más fácil realizar mejoras y calcular mejor los recursos por adelantado.

2. control de calidad

La buena gestión de proyectos documenta, aprende y mejora. Apegarse a métodos probados y tener una visión general de hechos y cifras garantiza la calidad.

3. Logro de objetivos y orientación a resultados

Una buena gestión de proyectos ayuda a definir y alcanzar objetivos y metas claras. Trabajar de forma objetiva y orientada a resultados significa proporcionar resultados concretos y alcanzar los objetivos del proyecto.

4. Gestión de riesgos

Si haces todo bien, ya habrás tenido en cuenta los posibles riesgos en tu plan de gestión de proyectos. O al menos tener un plan B en marcha. La gestión de proyectos le permite identificar estos riesgos de forma temprana. De esta manera podrás actuar a tiempo. Además, se pueden desarrollar estrategias y planes para minimizar los riesgos. Esto le permite responder eficazmente a los desafíos.

5. Flexibilidad y adaptabilidad

Los enfoques modernos de gestión de proyectos permiten a los equipos reaccionar rápidamente a los cambios y adaptarse a las nuevas necesidades. Al revisar y adaptar periódicamente los planes del proyecto, los equipos reaccionan de manera más flexible a las influencias externas.

Conceptos básicos de gestión de proyectos

Para comprender mejor la gestión de proyectos en sus componentes, nos gustaría presentarle el ciclo de vida del proyecto y varios métodos de gestión de proyectos.

¿Cuál es el ciclo de vida del proyecto?

El ciclo de vida del proyecto cubre la “vida” de un proyecto, de principio a fin. Clásicamente incluye las cuatro fases de inicio, planificación, implementación y conclusión.

En el primer paso el iniciación Se desarrolla y elabora la idea del proyecto. Comprobamos si el proyecto se puede realizar. En la construcción de jardines, por ejemplo, ésta es la primera visita del cliente. Durante esta visita se discuten las ideas y deseos del cliente. El lugar es visitado. Posteriormente se verifica la viabilidad y se realiza una estimación inicial de costes.

Si decides implementar el proyecto pasas a la segunda fase. planificación. Aquí se crea un plan de estructura del proyecto, un cronograma con hitos y actividades y se planifican los recursos. También se analizan los riesgos para desarrollar estrategias de prevención. Además, en esta fase se definen las estrategias de comunicación. Esto favorece el intercambio de información entre las partes individuales.

La tercera fase trata sobre esto. Ejecución. Se forma el equipo del proyecto y se implementa el plan. La coordinación y gestión del equipo del proyecto son importantes para la gestión del proyecto. Además, deben garantizarse los requisitos de calidad. La comunicación entre equipos y empleados también debe funcionar sin problemas.

En la fase final el proyecto terminado. Hay tres pasos importantes a seguir en esta etapa. Primero se debe aprobar el proyecto. Esto significa revisar el proyecto terminado junto con el cliente y asegurarse de que el resultado coincida con sus expectativas. Una vez hecho esto, se debe compilar un archivo de proyecto completo. Lo ideal sería que la creación comenzara en la primera fase. Ahora sólo falta comprobarlo, modificarlo mínimamente e integrarlo. La documentación y el archivo del proyecto garantizan que siempre se pueda acceder a los datos. De esta manera podrás aprender de los datos para futuros proyectos. Aprender también significa evaluar honestamente el proyecto. Sacar conclusiones útiles para el futuro a partir de los éxitos y fracasos. La factura se crea al final.

Métodos de gestión de proyectos.

Cascada: un método tradicional de gestión de proyectos

El objetivo del método en cascada es que ninguna fase comienza hasta que se haya completado la anterior. El orden de las fases no cambia. Se llama método de la cascada porque el agua cae sin poder cambiar de dirección. Al mismo tiempo, una fase fluye “fluidamente” hacia la siguiente.

Ventaja:

• Estructuras claras
• fácil gestión
• bueno para proyectos con requisitos estables

Desventajas

• poca flexibilidad
• no es adecuado para todos los proyectos
• difícil hacer cambios
• tiempos de espera potencialmente largos para su finalización
• no ágil

Scrum: un método ágil de gestión de proyectos

Scrum es un método de gestión de proyectos interactivo y ágil que permite adaptaciones flexibles y rápidas a los cambios. Los equipos individuales trabajan en sprints cortos y entregan productos intermedios al final de cada sprint.

Ventajas:

• muy flexible y adaptable
• Transparencia a través de reuniones periódicas
• promueve el trabajo en equipo
• Los productos intermedios transparentes normales permiten recibir comentarios tempranos de los clientes.

Desventajas:

• requiere un fuerte cumplimiento de las reglas
• Distribuciones y jerarquías claras de roles.
• Muy complejo para grandes proyectos.
• lleva tiempo
• El método requiere mucha gestión y normalmente debe ser coordinado por una sola persona.

Kanban: un método ágil de gestión de proyectos

Kanban es un método destinado a facilitar el flujo continuo de trabajo. Las tareas se muestran en un tablero Kanban y se mueven a través de las diferentes etapas del flujo de trabajo.

Ventajas:

• fácil de adaptar a los cambios
• visión clara del flujo de trabajo
• Progreso constante y flujo continuo.
• Fácil implementación de procesos existentes

Desventajas:

• Dificultad para respetar los límites de las tareas.
• fuerte priorización de tareas
• requiere alta disciplina
• complejo para equipos grandes

Enfoques híbridos para los métodos de gestión de proyectos.

Los enfoques híbridos son la combinación de métodos tradicionales y ágiles para aprovechar los beneficios de ambos enfoques. Un proyecto sigue claramente las especificaciones del método en cascada en la fase de planificación. En la fase de desarrollo pasamos a métodos ágiles como Scrum o Kanban.

Ventajas:

• Flexibilidad y estructura
• mejor adaptación a proyectos individuales

Desventajas:

• distribución y gestión más complejas
• requiere un alto grado de adaptabilidad
• ambos enfoques deben entenderse

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¿Cómo se pueden implementar métodos modernos de gestión de proyectos en las empresas artesanales?

Todos estos métodos de gestión de proyectos suenan bien, pero muchos de ellos se originaron en oficinas y trabajos de escritorio clásicos. Entonces, ¿cómo pueden las empresas artesanales beneficiarse de los métodos de trabajo por proyectos? Te damos una guía para optimizar la gestión de tu proyecto:

1. Crear una comprensión básica

No sólo usted, sino también sus empleados necesitan saber algunas cosas primero. Puede enseñar a su equipo los principios de Scrum o Kanban mediante talleres o seminarios breves.

¡Y asegúrate de empezar poco a poco! Introduce gradualmente métodos ágiles de gestión de proyectos para no abrumar a tu equipo.

2. Adaptar los principios ágiles

Los diversos métodos de gestión de proyectos no son conceptos rígidos. Se pueden adaptar individualmente a su empresa. Por ejemplo, es muy posible centrarse en el cliente: las solicitudes de los clientes se ponen en el centro con la ayuda de visitas periódicas de los clientes. Se utilizan para obtener comentarios y garantizar que los diseños cumplan con los requisitos del cliente.

3. La mezcla en la artesanía

Por ejemplo, puedes implementar el método Scrum en tu negocio artesanal de la siguiente manera: convocas reuniones muy breves todos los días. Esto también podría suceder digitalmente. Recibirá un breve informe de los líderes del equipo sobre en qué están trabajando actualmente y si hay algún obstáculo. Esta reunión es en realidad sólo una actualización muy breve. Esto le dará una visión general de dónde se encuentra en el plan del proyecto y dónde aún puede haber construcción.

Podrías utilizar Scrum sprints, donde el trabajo se divide en períodos cortos y definidos. Al final del sprint se presenta el resultado provisional y se obtiene retroalimentación. De esta manera, puede establecer objetivos más temporales para sus empleados y asegurarse de que se cumpla el cronograma.

4. Kanban en la artesanía

El método Kanban tiene la gran ventaja de visualizar claramente la división de tareas. Podrás visualizar las distintas actividades de forma digital o analógica, es decir, utilizando una herramienta digital o una pizarra. Puedes introducir columnas como “por hacer”, “en progreso” y “hecho” para asignar las tareas correspondientes. Qué tan pequeño y detallado lo hagas depende de ti. Lo único importante es poner límites. Esto determina cuántas tareas se pueden procesar a la vez. Esto ayuda a evitar sobrecargar a sus empleados.

5. Herramientas y tecnologías

Un paso que puede facilitar la implementación de métodos modernos de gestión de proyectos es el uso de herramientas digitales. Al mismo tiempo, esto puede aumentar aún más la eficiencia de su empresa. Utilice herramientas digitales, por ejemplo, para mapear digitalmente métodos como Kanban. Pero también para realizar un seguimiento de tus proyectos.

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Métodos ágiles de gestión de proyectos para empresas artesanales: ¿sí o no?

La introducción de métodos de gestión de proyectos ágiles y modernos en las empresas artesanales requiere sin duda adaptar los métodos a las necesidades y circunstancias específicas de la empresa. Sin embargo, no es posible conseguir que las empresas artesanales trabajen de forma más flexible, eficiente y orientada al cliente mediante la formación, la introducción gradual y la mejora continua de los procesos.